Privacyreglement huisartsenpraktijk

Uw persoonsgegevens en uw privacy in onze huisartsenpraktijk

Algemeen
De AVG is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).  Dit privacyreglement is bedoeld om u te informeren over uw rechten en onze plichten die gelden op grond van de AVG en de WGBO.

Huisartsenpraktijk
In onze huisartsenpraktijk kunnen diverse persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit is noodzakelijk om u medisch goed te kunnen behandelen en nodig voor het financieel afhandelen van de behandeling. Daarnaast kan verwerking noodzakelijk zijn voor, bijvoorbeeld, de bestrijding van ernstig gevaar voor uw gezondheid of ter voldoening aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld het verplicht melden van een besmettelijke ziekte op grond van de Wet Publieke Gezondheid).

De plichten van de huisartsenpraktijk
Huisartsenpraktijk De Groote Polder is volgens de AVG  de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in de praktijk plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortkomen, voldoet de praktijk als volgt:

• Uw gegevens worden voor specifieke doeleinden verzameld:
  • voor zorgverlening;
  • voor doelmatig beheer en beleid;
  • voor ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting.
• Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doeleinden.
• U wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit kan gebeuren door uw zorgverlener, maar ook via onze website.
• Alle medewerkers binnen huisartsenpraktijk De Groote Polder hebben zich verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens.
• Uw persoonsgegevens worden goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
• Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede zorgverlening.

Voor medische gegevens is deze bewaartermijn in principe 20 jaar (vanaf de laatste behandeling), tenzij langer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de gezondheid van uzelf of van uw kinderen. Dit is ter beoordeling van de behandelaar.

Uw rechten als betrokkene:
U heeft de volgende rechten:

• Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
• Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
• Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
• Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
• Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier.
• Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit mondeling of middels een aanvraagformulier kenbaar maken aan huisartsenpraktijk De Groote Polder. Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, of uw curator of mentor).

 Toelichting op het aanvraagformulier

1. U moet er rekening mee houden dat medische gegevens ingevolge de wet in principe twintig jaar bewaard worden. U helpt ons met het opzoeken van uw dossier en het beschermen van uw privacy als u het formulier zo volledig mogelijk invult. De door u ingevulde gegevens worden door ons strikt vertrouwelijk behandeld. Huisartsenpraktijk De Groote Polder is niet aansprakelijk voor fouten in de postbezorging. Indien u er de voorkeur aan geeft om het dossier persoonlijk, of door een gemachtigde, op te halen dan kunt u dit op het formulier aangeven.
2. Gegevens patiënt
   Hierbij vermeldt u de gegevens van de persoon over wie het medisch dossier gaat. De Wet Geneeskundige Overeenkomst (WBGO) beschouwt de patiënt als meerderjarig vanaf 16 jaar. Jongeren vanaf 16 jaar die inzage/afschrift van hun medisch dossier willen, moeten zelf de aanvraag indienen. Indien de patiënt niet meer in leven is, is het verstrekken van de medische gegevens toegestaan indien verondersteld kan worden dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of er sprake is van zwaarwegende belangen om de zwijgplicht van de zorgverlener te doorbreken. Deze beslissing ligt bij de zorgverlener.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden
De medewerkers van huisartsenpraktijk De Groote Polder hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de zorgverlener voor verstrekking van uw persoonsgegevens uw uitdrukkelijke toestemming nodig heeft. Op deze regel bestaan echter enkele uitzonderingen. Op grond van een wettelijk voorschrift kan de zwijgplicht van de zorgverlener doorbroken worden, maar ook wanneer gevreesd moet worden voor een ernstig gevaar voor uw gezondheid of die van een derde. Bovendien kunnen vastgelegde gegevens, indien noodzakelijk mondeling, schriftelijk of digitaal uitgewisseld worden met andere zorgverleners (bijvoorbeeld de apotheker die een recept verwerkt en zodoende gegevens verstrekt krijgt van de huisarts).

Uitwisseling gegevens
Huisartsenpraktijk De Groote Polder wisselt, nadat u hiervoor gericht toestemming heeft gegeven,  via <het Landelijk Schakelpunt> relevante medische gegevens veilig en betrouwbaar met de huisartsenpost (HAP). Bent u ’s avonds of in het weekend op de HAP geweest, dan deelt die op zijn beurt een waarneembericht met de huisartsenpraktijk. Zo weet de huisarts precies met welke klachten u op de HAP bent geweest en wat er naar aanleiding daarvan is ondernomen.

Ook kunnen er medicatiegegevens gedeeld worden met uw apotheek en uw behandelend medisch specialisten. Daarbij gaat het om de medicatie die de huisarts aan u heeft voorgeschreven, maar ook om eventuele intoleranties, contra-indicaties en allergieën (ICA-gegevens). Daar kunnen andere voorschrijvers en verstrekkers van medicatie rekening mee houden. Zo dragen wij als huisartsenpraktijk bij aan medicatieveiligheid.

Overdracht van uw dossier
Als u een nieuwe huisarts kiest, is het belangrijk dat uw nieuwe huisarts op de hoogte is van uw medische geschiedenis. Uw medische geschiedenis staat in uw patiëntendossier. Het is gebruikelijk dat uw oude huisarts het dossier overdraagt aan uw nieuwe huisarts.  De oude huisarts doet dit zo spoedig mogelijk , in ieder geval binnen een maand, nadat u uw oude huisarts heeft gevraagd het dossier over te dragen aan uw nieuwe huisarts.

Uw medisch dossier wordt dan door uw arts/zorgverlener via Zorgmail Filetransfer veilig overgedragen. U kunt het originele dossier niet meekrijgen. Wel heeft u altijd recht op inzage in uw dossier.

Opname telefoongesprekken
Huisartsenpraktijk De Groote Polder maakt van alle inkomende gesprekken via het centrale telefoonnummer 0168- 409000 een opname vanaf het moment van de start van het telefoongesprek tot en met het verbreken van de verbinding tussen de beller en de huisartsenpraktijk. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een digitaal opnamesysteem . Dit is een standaard feature van onze telefooncentrale.

Doel van gespreksopnamen:

• Gesprekken tussen patiënt en medewerker te kunnen evalueren in het kader van de kwaliteitsbewaking.
• Door het opnemen van gesprekken zijn er mogelijkheden om de kwaliteit van de telefonische communicatie te controleren en zo nodig te verbeteren.
• Bij eventuele klachten van patiënten kan het gesprek worden gebruikt als informatiebron.

Bewaartermijn van opnamen:
Gesprekken die binnenkomen via het centrale nummer 0168-409000 van huisartsenpraktijk De Groote Polder worden automatisch digitaal vastgelegd in de cloudomgeving van Cobbler/Bellen met Lotte. In deze omgeving blijven de gesprekken 14 dagen bewaard, of in geval van een procedure naar aanleiding van een contact met huisartsenpraktijk De Groote Polder tot het definitieve oordeel in die procedure. Sinds 24 februari 2025 worden de opnamen gedurende 90 dagen opgeslagen. Voorheen was de bewaartermijn 14 dagen.

Toegang:
Alleen de praktijkhouders zijn bevoegd om de telefoongesprekken terug te luisteren.

Informatie aan bellers:
Voorafgaand aan het telefoongesprek wordt de patiënt geïnformeerd over het feit dat het gesprek wordt opgenomen. Ook op de website van de praktijk staat dit gecommuniceerd.

Voor het opnemen van telefoongesprekken zijn zowel wettelijk als intern bij huisartsenpraktijk De Groote Polder een aantal strikte regels gekoppeld, waarbij de privacy van de patiënt in acht genomen wordt. Het opnemen van de
gesprekken gebeurt volgens de gedragsregels van de College Bescherming Persoonsgegevens.

Binnen huisartsenpraktijk De Groote Polder gelden strenge regels voor het opnieuw afluisteren van gesprekken. Deze zijn vastgelegd in een protocol. Voor vragen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met de manager.

Camerabewaking
In huisartsenpraktijk De Groote Polder maken wij gebruik van cameratoezicht. Wij willen patiënten erop wijzen dat gemaakte opnamen niet onder het medisch dossier van een patiënt vallen. Om de privacy van patiënten, bezoekers en personeel te beschermen, mogen wij alleen cameratoezicht houden als wij aan de onderstaande voorwaarden uit de huidige wet- en regelgeving voldoen:

• De huisartsenpraktijk moet een gerechtvaardigd belang hebben voor het cameratoezicht. Voor ons is dat patiënten, bezoekers en personeel beschermen en diefstal en vernieling tegengaan.
• Cameratoezicht in een huisartsenpraktijk is alleen toegestaan als dit noodzakelijk is. Wij hebben geen andere mogelijkheid om te garanderen dat er 24/7 toezicht is om patiënten, bezoekers en personeel te beschermen en diefstal en vernieling tegen te gaan.
• Patiënten, bezoekers en personeel moeten gewezen worden op het cameratoezicht en het doel daarvan. Hier voldoen wij aan door de camera’s goed zichtbaar op te hangen en door bezoekers bij de ingang te attenderen op de aanwezigheid van cameratoezicht.
• De huisartsenpraktijk moet de inbreuk op de privacy zo klein mogelijk houden. Om dit te waarborgen is er bewust gekozen voor de locatie van onze camera’s, namelijk bij de ingang, de balie en de wachtkamer.
• De camera bij de trapopgang is nog niet gekoppeld aan het systeem
• Momenteel worden de beelden niet opgenomen, maar wij zijn voornemens dit in de toekomst wel te doen. Zodra wij starten met het opnemen van camerabeelden, zullen wij dit duidelijk communiceren via onze website en in de praktijk.
• De camerabeelden worden niet opgenomen. Dit gaat wel gebeuren als de camera bij trapopgang is gekoppeld en dan worden alleen de beelden van de trapopgang opgenomen.
• Wij toetsen regelmatig ons beveiligingsbeleid.

Vraag of klacht
Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over met wie wij gegevens delen of onze omgang met uw medische gegevens? Dan gaan wij hierover graag met u in gesprek.

Dit privacyreglement is bijgewerkt op 24 februari 2025.